Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi, kurumsal süreçlerin geliştirilmesi, bilgi ve belge yönetiminin güçlendirilmesi ve dijital teknolojilerden daha etkin yararlanılmasına yönelik çalışmalarını sürdürmektedir. Bu kapsamda Rektörlüğümüzün girişimleriyle Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü bünyesinde hayata geçirilen yapay zekâ destekli Dijital Arşiv Sistemi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sağladığı sunucu altyapısı ve teknik destekle Üniversitemizin görsel ve kurumsal hafızasının güvenli, sistematik ve sürdürülebilir bir yapıda korunmasına imkân sağlamaktadır.

Üniversitemizin kurumsal geçmişini oluşturan fotoğraf, video, ses kaydı ve diğer arşiv materyallerini dijital ortamda muhafaza eden sistem, içeriklerin düzenli biçimde sınıflandırılmasını ve ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere hızlı ve etkin şekilde erişilmesini kolaylaştırmaktadır. Güvenli ve yedekli altyapısıyla hizmet veren Dijital Arşiv Sistemi; yapay zekâ destekli arama, yüz ve nesne tanıma, ses ve video kayıtlarını metne dönüştürme gibi özellikleriyle arşiv yönetim süreçlerini daha verimli hâle getirmektedir.

Kurumsal bilgi birikiminin korunması ve gelecek nesillere aktarılması amacıyla oluşturulan dijital arşiv altyapısı, Üniversitemizin akademik ve idari birimlerinin ihtiyaçlarına da cevap vermektedir. Bu doğrultuda akreditasyon ve kalite güvencesi çalışmaları yürüten birim ve bölümlerin arşiv süreçleri desteklenmekte, ilgili birimlere sistem üzerinden kurumsal arşivleme imkânı sunulmaktadır. Böylece mevcut arşivlerin güvenli bir dijital ortamda muhafaza edilmesi, kurumsal belgelerin düzenli biçimde yönetilmesi ve kalite süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere yapay zekâ destekli arama özellikleri sayesinde daha hızlı erişilmesi sağlanmaktadır. Farklı türlerdeki dijital materyallerin tek bir sistem üzerinden yönetilmesine imkân tanıyan altyapı, arşiv süreçlerinde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamakta, kamu kaynaklarının daha verimli kullanılmasına ve kurumsal hafızanın bütünlüğünün korunmasına katkıda bulunmaktadır.

Dijital Arşiv Sisteminin Üniversitemizin kurumsal gelişimine sağlayacağı katkılara değinen Rektörümüz Prof. Dr. Zafer Asım Kaplancıklı, dijital teknolojilerin etkin kullanımının bilgiye erişimi kolaylaştırdığını ve iş süreçlerinin verimliliğini artırdığını belirterek şunları kaydetti: “Dijital dönüşümü, Üniversitemizin kurumsal gelişimini destekleyen ve geleceğe yönelik hedeflerimize ulaşmamızda önemli rol oynayan stratejik bir süreç olarak görüyoruz. Yapay zekâ teknolojilerinin sunduğu imkânlardan yararlanarak bilgiye erişimi kolaylaştırmayı, iş süreçlerimizi daha verimli hâle getirmeyi ve kurumsal hafızamızı güvenli bir şekilde geleceğe taşımayı önemsiyoruz. Dijital Arşiv Sistemimizin bilgi ve belge yönetiminin geliştirilmesine, kalite güvencesi çalışmalarının desteklenmesine ve kurumsal birikimimizin gelecek nesillere aktarılmasına katkı sağlayacağına inanıyoruz. Üniversitemizin dijital dönüşümünü kararlılıkla sürdürerek teknolojik gelişmeleri kurumsal süreçlerimize entegre etmeye ve sürdürülebilir çözümler geliştirmeye devam edeceğiz.”