Gelen Evrak

• Rektörlük birimlerine gelen resmi belgelerin kaydı yapılır.
• Rektör adına gelen resmi belgeler imza karşılığı Özel Kaleme teslim edilir.
• Evrakın Rektörlüğe intikal ettiği andan itibaren en kısa süre içerisinde taranıp, EBYS’ye Gelen Evrak olarak kaydedilir.
• Sisteme kaydı yapılan evrakın fiziki suretine; Gelen Evrak Kayıt Kaşesi vurularak tarih, sayı ve sevk edildiği birim yazılır.
• Gizlilik Dereceli belgelerin kaydedilmesi işlemi, mevzuata uygun olarak yapılır.
• Rektörlük birimlerine ulaşan tüm belgeler, ilgili birimlere ivedilikle sevk edilir. Birden fazla birimi ilgilendiren belgeler için ise, koordinasyon sağlanacak bir birim belirlenerek gerekli havale işlemi gerçekleştirilir.

Giden Evrak

• Rektörlük birimlerince hazırlanan  giden belgelerin posta, iadeli taahhütlü posta, tebligat, kargo veya KEP yoluyla gönderi işlemi yapılır.
• Gönderilecek belge zarflanır, adres yazılır, belgenin gönderilme (Tebligat, İadeli Taahhütlü, Adi Posta,  Kargo, Elden Zimmet vb) şekline göre işlem yapılır.
•  Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü’nün giden belge yazışmaları yapılır.