Gelen Evrak

• Rektörlük birimlerine gelen resmi evrakların kaydı yapılır.
• Rektör adına gelen resmi evraklar imza karşılığı Özel Kaleme teslim edilir.
• Evrakın Rektörlüğe intikal ettiği andan itibaren en kısa süre içerisinde taranıp, EBYS’ye Gelen Evrak olarak kaydedilir.
• Sisteme kaydı yapılan evrakın fiziki suretine; Gelen Evrak Kayıt Kaşesi vurularak tarih, sayı ve sevk edildiği birim yazılır.
• Gizlilik Dereceli evrakların kaydedilmesi işlemi, mevzuata uygun olarak yapılır.
• Rektörlük birimlerine gelen tüm evrakların ilgili birimlere zaman geçirmeden sevk edilmesi, birden fazla birimi ilgilendiren evrakın ise koordinasyonun sağlanması için gerekli işlemler yerine getirilir.

Giden Evrak

• Rektörlük birimlerince hazırlanan  giden evrakların posta, iadeli taahhütlü posta, tebligat, kargo veya KEP yoluyla gönderi işlemi yapılır.
• Gönderilecek evrak zarflanır, adres yazılır, evrakın gönderilme (Tebligat, İadeli Taahhütlü, Adi Posta,  Kargo, Elden Zimmet vb) şekline göre işlem yapılır.
•  Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü’nün giden evrak yazışmaları yapılır.