| 1-) İhalesi yapılacak mal ve hizmet konusu ile ilgili ihale birimine gelen satın alma talep yazısı ve eklerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve ilgili kanun ve yönetmeliklere uygunluğunu kontrol ederk, uygunsa alım için yeterli bütçe olup olmadığına bakılması. |
| 2-) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna göre satın alma için yeterli bütçe varsa Yaklaşık Maliyet Komisyonu oluşturulması ve Piyasa Fiyat Araştırması yapılması. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 9. maddesine göre Yaklaşık Maliyet tespit edilerek İhale Onayı ve Rektörlük Oluru alınması. İhale İşlem Dosyası oluşturulması. |
| 3-) EKAP’tan İhale Kayıt Numarası alınır ve İhaleye ait idari şartname, teknik şartname, standart formlar ve varsa diğer belgeler hazırlanarak ihale dökümanı oluşturulması. |
| 4-) İstekli olacakların görebilmeleri için, ilan yayınlanmak üzere KİK / Yerel gazeteye gönderilip ve yayımlanma aşamasına kadar takibi yapılması. |
| 5-) İhale ilanı Üniversitemiz sitesinde yayınlanmak üzere Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler birimine gönderilmesi. |
| 6-) Malın/Hizmetin alınması ile talepte bulunan birimlerden İhale komisyonu ve muayene komisyonu için uzman üye talebinde bulunulması ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6. Maddesine göre ihale komisyonu oluşturulması. |
| 7-) İhale Komisyon Üyelerine EBYS üzerinden görevlendirme yazısı yazılması. |
| 8) İhale tarihine kadar İdari ve Teknik şartname ile ilgili şikayet ve itirazların takibi, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması. |
| 9-) İhale tarihine kadar İhale Doküman satış işlemlerini yaparak EKAP’a kaydının yapılması |
| 10-) İhale tarih ve saatine kadar dairemize kargo yada elden verilen İhale Teklif Zarflarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 30’uncu maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 16’ıncı maddesi tutanakla teslim alarak kaydının yapılması. |
| 11) İhale tarih ve saatinde komisyon toplanması ve sıra ile ihale teklif zarflarının açılarak fiyatların okunması. |
| 12-) İhalede verilen tekliflerin en düşük fiyat esasına göre, Komisyon tarafından idari ve teknik şartnamelere uygunluğunun incelenmesi ve rapor yazılması. |
| 13-) Değerlendirme sonucunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 40. Maddesine göre İhale Komisyon Kararının yazılması, karara bağlanması ve ihale komisyonunda görevli üyeler tarafından imzalanarak Harcama yetkilisi onayına sunulması. |
| 14-) Harcama Yetkilisi ve İhale Komisyonu tarafından imzalanan İhale Komisyon Kararının, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 41. Maddesine göre Kesinleşen İhale Kararı ile EKAP üzerinden firmalara tebliğ edilmesi. |
| 15-) Kesinleşen İhale Kararının firmalara tebliğ edildikten sonra sözleşmeye davet yazısı yazılana kadar geçen zamanda itiraz ve şikayet ile ilgili süreçler takip edilmesi. |
| 16-) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 42. Maddesine göre Sözleşmeye Davet yazısı gönderilerek sözleşme imzalanması. |
| 17-) İhaleye teklif veren isteklilerin geçici teminatları iade edilmesi. |
| 18-) Mal ve hizmet idareye teslim edildikten sonra, ilgili birim tarafından Teknik Şartnameye uygun olarak yapılıp yapılmadığı Muayene Komisyon Üyelerince kontrol edildikten sonra Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağının düzenlenmesi. |
| 19-) Firma tarafından teslim edilen fatura, ilgili birim tarafından hazırlanan Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi. |
| 20-) Taahhüt Dosyası oluşturulması, ödeme evrakları hazırlanması ve ödeme birimine gönderilerek ödeme yapılana kadar takibinin yapılması. |
| 21-) Malın/Hizmetin teslimini uygun yapan firmaların Kesin Teminatları iade edilmesi. |
| Devlet Malzeme Ofisinden Mal Alımı |
| 22-) Alımı yapılacak mal ile ilgili İhtiyaç Talepleri alınması. |
| 23-)Talepler ile ilgili ihtiyaç listesi hazırlanması ve internet ortamında DMO kataloğuna bakılarak ürünler ihtiyaç listesindeki ürünlerle karşılaştırılması, ürünlerin katalogda olup olmadığına bakılması. |
| 24-) DMO malzeme işlem listesi oluşturulması. |
| 25-) Alınacak Mallar için kredi açılması ve DMO hesabına para aktarılması. |
| 26-) DMO aracılığı ile firmalar tarafından gönderilen malzemelerin teslim alınması ve muayene kabul komisyonunca kontrol edilmesi. |
| 27-) Ürünlere Sevk irsaliyesi karşılığı teslim-tesellüm belgesi düzenlenerek teslim alınması ve DMO ya gönderilmesi |
| 28-) DMO’dan gelen fatura ile Kredinin kapatılması. |
| Toplum Yararına Program Kapsamında Çalıştırılan Personele ait Hakediş Ödemeleri |
| 29-) Üniversitemizle Türkiye İş Kurumu arasında Toplum Yararına Program kapsamında imzalanan protokol gereği çalıştırılacak işçilere taahhütname imzalatılması. |
| 30-) TYP Kapsamında İş-kur tarafından gönderilen işçilerin çalışmaya başladığı gün baz alınarak SGK giriş kaydı yapılması. |
| 31-) Çalışan işçilerin sabah, öğle ve akşam saatlerinde imza takibinin yapılması. |
| 32-) Çalışan işçilerin puantaj kayıtlarının tutulması. |
| 33-) Her ayın başında bir önceki aya ait çalışanların puantaj bilgileri sgk’nın e-bildirge sayfasından kayıtlar yapılması. |
| 34-) Puantaj kayıtları baz alınarak maaş bordroları oluşturulması. |
| 35-) Hazırlanan maaş bordroları ve eklerinin üst yazıyla İş-kur’a gönderilmesi. |
| 36-) Bordroyla ilgili giderlerin Muhasebe birimine bildirilmesi. |
| 37-) Ödeme ilgili dekont ve ekleri bilgi amaçlı Türkiye İş Kurumuna gönderilmesi. |
BŞEÜ 