Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü
Anasayfa
SATINALMA İŞLEMLERİ


Satınalma İşlemleri
21 Mart 2023 Salı

Satınalma İşlemleri

Doğrudan Temin Usulü ile Yapılacak Alımlar

1) 3 adet ıslak imzalı ve kaşeli teklif Bap otomasyon sistemine yüklenerek ve otomasyonda yer alan ‘Malzeme İstek Formu’ doldurularak (EBYS)’den Bap birimine üst yazı ile bildirilmesi ve elden teslimi. MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM,BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ (Makine, Cihaz ve Demirbaş) alımlarında teknik şartname eklenmelidir.

2) Bap biriminde Mali Yönetim Sisteminden satınalma onayı alındıktan sonra yapılacak harcama için alınan 3 adet teklifin fiyat araştırması raporları yazıları Bap birimi tarafından hazırlanır.

3) Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli, Onay Belgesi düzenlenir ve proje yürütücüsüne bildirilir.

4) Yapılacak alımın faturası ve vergi borcu yoktur belgeleri Bap birimine teslim edilir.

5) Alınan ürünler proje yürütücüsünün görev yaptığı birimde muayene komisyonu tarafından kontrol edilir.

6) Evraklarda eksiklik bulunmuyor ise, Bap biriminde Taşınır İşlem Fişi ve Ödeme Emri Belgesi hazırlandıktan sonra proje yürütücüsüne Satınalma ve Muayene Komisyon imzaları için BAP Koordinatörlüğünde proje yürütücüsüne teslim edilir. Yürütücü Komisyon imzalarını tamamladıktan sonra dosyayı BAP Koordinatörlüğüne teslim eder. İlgili firmanın fatura ve dosyası ödemenin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilir.

7) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılan ödeme tamamlandıktan sonra malzemelerin birimlerin taşınır kayıt yetkilisi tarafından teslim alınması, yürütücüye teslimi ve proje bittikten sonra Demirbaşların Proje yürütücüsü tarafından birimlerin depolarına iade ve teslimi yapılır.

Teklif Formu Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar

• Hazırlanan tekliflerde firmanın ıslak imzası ve kaşesi olmak zorundadır.

• Teklifler “Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü, BAP Koordinatörlüğü, Proje Yürütücüsünün Ünvanı Adı Soyadı ve Proje Nosu belirtilmeli” başlığı kullanarak hazırlanmalıdır.

• Tekliflerde para birimi olarak TL kullanılmalıdır.

• Teklifler hazırlanırken KDV hariç ibaresi yazılarak düzenlenmelidir.

Satınalma İşleminde Dikkat Edilecek Hususlar:

• Alınacak malzemeler Proje Malzeme Listesinde bulunmalı ve hizmetin adı ve miktarı belirtilmelidir,

• Hazırlanan dilekçede talep edilen alım türü belirtilmelidir,

• Demirbaş ve Makine-Teçhizat alımlarında ‘Teknik Şartname’ düzenlenmelidir,

• Malzeme listesi ve tekliflerdeki listede bulunan birim, miktar ve malzeme adı aynı olmak durumundadır,

• Hizmet alımı, Sarf veya Makine-Teçhizat farklı fatura tekliflerinde bulunulması gerekir,

• Projenin bitiş tarihine son 2 ay kala harcama yapılmaması,

• Yılın son ayı (Aralık) harcama yapılmaması gerekir.

Fatura Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar:

• Faturada belirtilen adres “Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü ve proje yürütücüsü adı, soyadı ve proje no şeklinde olmalıdır.

• Mali Yönetim Sisteminden(MYS) onay alındığına dair bilgilendirme gelmeden fatura kestirilmemelidir.

• Fatura tarihi ‘Onay Tarih’inden sonra olmalıdır.(Aksi takdirde ödeme yapılamamaktadır.)

• Faturadaki tutarlar ve miktarlar verilen teklifte belirtildiği gibi hazırlanmalıdır.

• Faturada ilgili firmanın ıslak imzası ve kaşesi bulunmalıdır.

• Kamuda e-Fatura Uygulamasının Yaygınlaştırılması

Bundan sonraki süreçte ödemelerin aksamaması için e faturalarda ikinci bir VKN kullanılacaktır.

Ödemelerde her hangi bir aksaklık yaşanmaması için hak sahiplerinin bilgilendirilerek, sistemlerinden gerekli düzenlemelerin yapılmasının sağlanması önem arz etmektedir. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/Kamu_e Fatura Teknik Kilavuzu.pdf linkinde yer alan geliştirmelerin e-fatura mükellefiyetine tabi hak sahiplerince yapılması gerekmektedir.

FATURA ADRESİ:

BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü
BŞEÜ. nin Kurumun Vergi Nosu: 1700292883 (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı)
BAP Koord. Birimin Vergi Nosu: 1700484581
Vergi Dairesi: BİLECİK
Proje Yürütücüsü: ..........................................
Proje Nosu: ....................................................
 

Diğer Ek İşlemler

Malzeme Ekleme/Çıkarma;

• Bap Otomasyonundan talep oluşturulması ve eklenecek ve çıkarılacak malzemelerin açık şekilde gerekçe belirtilerek,

• Eklenecek malzemelerin proforma faturalarının eklenmesi

• Otomasyonda oluşturulan talep formunun ve proformaların (EBYS)’den üst yazı ile BAP Birimine yazılması,

• BAP Komisyonuna sunulması, karar alınması ve kararın yürütücüye bildirilmesi ve harcama işlemleri.

Kalemler Arası Bütçe Aktarımı;

• BAP Otomasyondan talep oluşturulması ve oluşturulan talebinde eklenerek (EBYS)’den üst yazı ile BAP Birimine GEREKÇE belirtilerek yazılması,

• BAP Komisyonuna sunulması, karar alınması ve kararın yürütücüye bildirilmesi.

Ek Süre ve Ek Bütçe;

• BAP otomasyondan talep oluşturulması ve oluşturulan talebinde eklenerek (EBYS)’den üst yazı Bap birimine gerekçe yazılması,

• Ek süre talepleri en fazla 1 yılı ve toplam proje süresini 36 ay geçmeyecek şekilde

• Bütçenin %50’si harcandığı takdirde toplam bütçenin %50’si kadar ek bütçe yönetmelik ve yönergeye uygun GEREKÇE özelinde,

• BAP Komisyonuna sunulması, karar alınması ve kararın yürütücüye bildirilmesi.

NOT: Projenin bitiş tarihine son 2 Ay kala Satınalma Talebi ve Ek Talepte (Malzeme Ekleme ve Çıkarma, kalemler arası Bütçe Aktarımı, Ek Süre, Ek Bütçe ve Personel Ekleme talebinde) bulunulmamalıdır.