Birimimizde üniversitenin, personel bilgilerinin, bilimsel araştırma projelerinin, öğrenci bilgilerinin,ders seçme işlemlerinin yönetimi sistem üzerinden sağlanmaktadır. İlgili sistemlerin linkleri aşağıda yer almaktadır.
- Personel Veri Sistemi,
- Elektronik Belge Yönetim Sistemi,
- Öğrenci Bilgi Sistemi,
- Bilimsel Araştırma Projeleri Otomasyonu.
3.2. Performans Göstergeleri
Birimin izlemesi gereken anahtar performans göstergelerinin değerleri ilgili birimlerle görüşülerek ve üst yönetimin görüşleri alınarak toplanmaktadır.
3.2.1. Desteklemeler
Birim, yönetsel ve operasyonel faaliyetlerini etkin yönetimini güvence altına alabilmek üzere gerekli bilgi paylaşımı Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden sağlanmaktadır.
3.3. Süreç Destekleri
Birimimizin iç kontrol ve kalite gelişim süreci kapsamında bulunan tüm belgelerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) içerisinde yer alacak şekilde hazırlanması onaylanması ve güncelleştirilmesine ilişkin standartları belirleyen Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürü 14.12.2015 tarihli senato kararı ile yürürlüğe girmiştir. Bu prosedür ile kalite süreçleri kapsamında ne tür bilgi ve belgelerin nasıl oluşturulacağı ve yayınlanacağı hususu KAYSİS sistemi ile örtüştürülerek bu konuya ilişkin ana kurallar belirlenmiştir. Bu kurallar çerçevesinde idari yönetim yapısının süreçleri sürdürülmektedir.
3.4. Veri Toplama
İç ve dış değerlendirme sürecinde verilerin toplanması, değerlendirilmesi ve rapor haline getirilmesi üniversitemizce ilan edilen iş takvimine uygun olarak yürütülmektedir. İş takvimi planında veri toplama süreci akademik personel ve idari personel işbirliğiyle yürütülmektedir.
3.5. Güvenlik ve Gizlilik
Toplanan verilerin güvenliği ve gizliliği 2015 yılı başından itibaren Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden sağlanmaktadır. Belge ve EBYS modül yönetimleri sadece birim yetkilileri tarafından gerçekleştirilmektedir. Tüm bilgilendirmelere yönelik süreç ve belge izlemeleri bu sistem üzerinden yapılmaktadır.
3.6. Birim Hafızası
Kurumsal hafızayı korumak ve sürdürülebilirliğini güvence altına almak üzere veriler raporlanmaktadır. Bu işlemler hem arşivde hem de dijital ortamda saklanmaktadır.